Comment faire évoluer les pratiques d'achat de propreté ?

Comment faire évoluer les pratiques d'achat de propreté ?

La Fédération des Entreprises de Propreté et Services Associés (FEP) et les acteurs du Monde de la Propreté ont mis en place une démarche spécifique destinée aux acheteurs publics et privés qui souhaitent procéder à un achat de propreté efficace et responsable.

Soutenir des relations partenariales durables

Si les services de propreté deviennent de plus en plus stratégiques, en oeuvrant pour la qualité de vie au travail et la performance des organisations, le maintien de pratiques d'achat historiques peuvent en revanche être source d'insatisfactions partagées.

La propreté, un achat de plus en plus stratégique

Depuis une dizaine d'années trois grandes transformations accentuent la nécessité de relations partenariales entre les entreprises de propreté et leurs clients. Il s'agit des nouvelles formes de travail et d'aménagements des espaces, des nouvelles exigences soulevées par la RSE et des nouvelles perspectives ouvertes par la transition numérique. Acteurs au quotidien de ces transformations, les entreprises de propreté font évoluer leur offre, mettent en oeuvre des innovations, que ce soit en terme d'organisation du travail comme en termes d'innovation technologiques, et continuent de professionnaliser l'ensemble de leurs collaborateurs. Les formations proposées par l'INHNI, comme celles conçues en partenariat avec HEC et l'IDRAC, y participent fortement.
Ces transformations contribuent à positionner le service de propreté, historiquement perçu comme un service technique ou opérationnel, à un service de plus en plus stratégique pour la performance des organisations. Plus que des prestations, la propreté s'affirme comme un service utile à tous, élaboré avec les clients, pour garantir l’hygiène et favoriser le bien être, la qualité de vie au travail des utilisateurs et la performance globale du client. Plus qu'une intervention technique sur des sols, la propreté est un service à destination des personnes, utilisateurs des espaces.

Des pratiques d'achats historiques de plus en plus inadaptées

Cependant, l'établissement de relations partenariales et la prise en compte des défis de ces trois grandes transformations peuvent parfois se voir contraints par des pratiques et modalités d'achats historiques qui se révèlent de plus en plus inadaptées. D'une part, il arrive que le service de propreté puisse encore être réduit à un simple nettoyage de surfaces, à un nombre de mètres carrés, déconnecté des besoins réels des usagers et dont la valeur se mesurerait uniquement par son coût. Ces représentations s’inscrivent dans une relation client faite de "donneur d'ordres" et de "prestataires éxécutants" qui doit aujourd'hui être dépassée. D'autre part, les spécificités et obligations liées à l'achat de service de propreté sont encore insuffisamment connues (transfert conventionnel, temps de travail, obligations techniques de l'acheteurs, etc.). Le fait que de plus en plus de clients sollicitent le secteur sur ces sujets en constitue un signal fort.
Ces pratiques et modalités d'achats peuvent être dommageables et sources d’insatisfaction tant pour les entreprises de propreté que pour les clients et leurs parties prenantes. Elles contribuent à nourrir un climat général de défiance mutuelle, regretté par tous.

Le lancement de la démarche Achat-Propreté

De longue date, les acteurs du Monde de la Propreté ont développé de nombreuses initiatives pour agir sur la qualité de la relation-client. Il y a notamment eu le guide du Mieux-Disant (2000), les Ateliers de la Relation Client-Prestataire, qui ont réuni plus de 600 entreprises et clients sur les plus grands bassins régionaux depuis 2014, l'adaptation des clauses sociales à la reprise du personnel, les dynamiques partenariales autour de la promotion du travail en continu et/ou en journée, l'association des clients aux études et stratégies sectorielles, etc. 
Depuis 2019, le lancement de la démarche spécifique Achat-Propreté permet d'agréger l'ensemble de ces initiatives et de renforcer l'accompagnement proposé aux clients qui souhaitent procéder à un achat de propreté efficace et responsable.

Accompagner concrètement les acheteurs dans un achat de propreté efficace et responsable

La démarche a pour objectif d'accompagner concrètement les acheteurs avec des recommandations et des propositions de clauses de marché types concernant les trois principales étapes du processus d’achat : la préparation de la consultation, le choix de la meilleure offre, le suivi et l’évaluation de la prestation. Le site permet également de mieux comprendre les spécificités du secteur.
Le contenu du site a été élaboré à partir des enseignements issus des ateliers de la relation client-prestataire et à partir des propositions d'un groupe de travail sectoriel (Catégorielles TPE et PME, GENIM, CTIP Conseil, Qualipropre) dont les recommandations ont été validées à l’unanimité par le conseil d'administration de la FEP.

Des conseils, recommandations et outils opérationnels

De nombreux conseils et recommandations générales sont d'ores et déjà disponibles, ainsi que des outils opérationnels directement appropriables, comme par exemple : 
Conçu pour être évolutif et participatif, le contenu de achat-propreté sera enrichi au fur et à mesure.

Une cellule dédiée à l'analyse des appels d'offre publics

La démarche achat-propreté prend également appuie sur la nouvelle Cellule des Appels d’offre Publics (CAP). Cette cellule analyse les aspects sociaux-économiques des rédactions des appels d'offre et la prise en compte des spécificités du secteur, comme la reprise du personnel. Cette action se concentre exclusivement sur les problèmes de conformité rencontrés et soulignés par les différents travaux de branche ; elle est complètement décorrélée des entreprises soumissionnaires. La CAP peut formuler des remarques dès la parution du marché pour permettre à l’acheteur public de modifier ou compléter la rédaction initiale et sensibiliser les acheteurs dans la perspective des prochaines parutions d’appel d’offres.
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De nombreuses actions sont  prévues sur l'ensemble du territoire nationale auprès d’acheteurs nationaux ou régionaux, privés ou publics, pour présenter la démarche et encourager la mise en oeuvre d’un achat de propreté plus efficace et responsable.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur achat-proprete.com.

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