Organilog est une solution de gestion et de planning, sur web et mobile, améliorant le suivi du travail en situation de mobilité, entre les dirigeants, les employés et les clients des entreprises de propreté

Fonctionnalités proposées par la solution

Achats

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des matériels à un chantier y compris les coûts d’achat et de maintenance
  • Créer des fiches fournisseurs
  • Etablir un bon de livraison de produits/consommables pour un client, enregistrer le suivi pour la facturation
  • Etablir une commande valorisée de produits vers un fournisseur
  • Evaluer sur une période et un chantier donnés le montant des achats effectués
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Gérer les stocks et disposer d’alertes

Commercial

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Créer des fiches/dossiers clients et prospects
  • Définir le cahier des charges des prestations récurrentes pour un chantier
  • Etablir un devis pour une prestation ponctuelle
  • Etablir une étude chiffrée sur la base du cahier des charges des prestations récurrentes
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Pour un client identifié, pouvoir consulter des documents scannés de son dossier
  • Procéder à un suivi qualitatif et quantitatif des résultats des offres émises
  • Rédiger une proposition de contrat et pouvoir la qualifier (accepté, refusé, en attente, …)

Exploitation

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des agents sur les prestations à réaliser
  • Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
  • Construire un planning journalier, hebdomadaire des polyvalents intégrant les prestations (ponctuelles, périodiques...)
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bon d’intervention, contrat commercial, FT et FDS des produits, planning des prestations,...)
  • Editer des bons d'intervention
  • Enregistrer - a posteriori - la réalisation des prestations (ponctuelles, périodiques,...) et le nom du/des agent/s
  • Enregistrer en direct et de manière dématérialisée (badge, QR code, …) la réalisation de la prestation
  • Enregistrer les absences
  • Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
  • Faire signer numériquement aux agents des documents
  • Faire signer numériquement aux clients des documents (bons d’intervention, contrôle qualité, …)
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
  • Lister des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
  • Planifier les prestations périodiques (mensuellement, trimestriellement,...)
  • Planifier les travaux ponctuels provenant d'un devis ou autre situation (ex: régie)
  • Pour une période donnée, connaître la charge de travail en heures des prestations périodiques
  • Réaliser les entretiens professionnels et les suivre
  • Rechercher des prestations et les agents les ayant réalisées

Facturation comptabilité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Analyser la rentabilité des contrats, chantiers
  • Connaitre l’évolution et la ventilation du CA (clients, activités, contrats,...)
  • Disposer des liens opérationnels avec les parties prenantes (URSSAF, impôts, …)
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (factures, bon d’intervention, contrat commercial,...)
  • Etablir la facture d'une prestation ponctuelle
  • Etablir un plan de facturation annuelle (contrat) et facturer
  • Etre alerté des dates de révision de prix
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Imputer les coûts d’un sous-traitant dans un contrat
  • Mettre à jour le prix d’un contrat (révision de prix)
  • Transmettre les factures en numérique

Mobilité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Ajouter, sur une cartographie, des lieux personnalisés (siège de l'entreprise, stations de covoiturage, chantiers,…)
  • Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "distance"
  • Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "temps de trajet"
  • Disposer d'un reporting des déplacements sur une période définie
  • Disposer d'une sectorisation basée sur l'optimisation des trajets, pour attribuer un portefeuille de clients aux collaborateurs
  • Disposer de cartographies recensant les chantiers sur une zone définie
  • Disposer de la liste des agents résidant à proximité d'un chantier
  • Disposer de la liste des chantiers à proximité d'un lieu donné (domicile d'un agent ou autre chantier)
  • Disposer de la liste des salariés disponibles et aux compétences requises, sur un créneau journalier en fonction de leur trajet afin d'optimiser les affectations
  • Distinguer les trajets réalisés avec un véhicule de la société et ceux réalisés avec les véhicules personnel
  • Estimer les déplacements domicile-chantier ou chantier-chantier
  • Fournir aux collaborateurs une application sur téléphone leur permettant de consulter leurs itinéraires, leurs tournées
  • Fournir aux collaborateurs une application sur téléphone, compatible avec les solutions GPS courantes (Google Map, Waze,...)
  • Générer des feuilles de frais de déplacement
  • Géolocaliser la flotte en temps réel
  • Intégrer et comparer plusieurs modalités de transport (voiture, vélo, marche, transports en commun…)
  • Organiser les chantiers sur un planning et visualiser les temps de trajets nécessaires entre deux chantiers
  • Pouvoir évaluer les trajets en distance
  • Pouvoir évaluer les trajets en temps

Qualité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bons d’intervention, fiches de contrôle,...)
  • Enregistrer les réclamations clients de toutes natures (mails, courriers, plateforme client)
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Planifier les contrôles et suivre la réalisation
  • Préparer, actualiser et assurer la gestion des plans de prévention
  • Réaliser le contrôle qualité
  • Suivre le traitement des réclamations

Ressources humaines

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
  • Créer et éditer des documents administratifs (attestation d’emploi, convocation médecine du travail, demande de titre de séjour…)
  • Créer un dossier salarié et le compléter des données et documents nécessaires à son embauche
  • Enregistrer les absences
  • Enregistrer les formations suivies par un salarié et les compétences
  • Etablir le planning du salarié qui servira de base contractuelle
  • Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
  • Faire signer numériquement aux agents des documents
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
  • Mettre en place le télépointage et gérer les alertes (écarts, non fonctionnement, …)
  • Proposer des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
  • Réaliser les entretiens professionnels et les suivre
  • Suivre les congés payés
  • Tenir à jour le registre du personnel de l’entreprise
  • Valider le pointage afin de permettre la paie ou la préparation paie
Informations
Suivi des passages des agents d'entretien, Gestion des devis et factures, Création et gestion des fiches d'intervention, Gestion des plannings et des équipes, Gestion du stock, Gestion et Portail clients, Super Assistant pour l'envoi en masse de questionnaires de satisfaction
Accessibilité
Pas de limitation d’accès en simultanée.
Licence par nombre de collaborateurs.
Compatibilité
L’application utilise un standard de fichier d’import-export, et dispose d’une API pour permettre à n’importe quel outil de s’interconnecter.
L’équipe de développement peut travailler sur des interconnexions sur mesure à partir d’un cahier des charges.
L’application peut utiliser des QR Code pour gérer le pointage du personnel.
L’application permet d’éditer et d’exploiter des documents personnalisables.
Formation
Une formation d’aide à l’usage est proposée par un formateur spécialisé, à distance de l’équipe bureau et des équipes terrains.
Développements
Chaque mois, la solution logicielle est enrichie de près de 30 nouvelles fonctionnalités. Certaines de ces demandes proviennent de la « boîte à idées », tandis que d’autres correspondent à des commandes sur mesure.
Un développement sur mesure est possible, à partir d’un cahier des charges. Le projet est affiné entre l’entreprise et le chargé de compte afin d’établir un chiffrage sur mesure. Les délais de mise en ligne sont liés au temps de développement.
Intégration
L’équipe de mise en place d’Organilog peut se charger de l’import de la base client (format CSV), bien que les utilisateurs puissent utiliser en toute autonomie l’outil d’import.
La mise en place s’effectue généralement dès les premiers jours suivant l’abonnement.
L’utilisation de l’application est possible dès l’import des données effectués.
Les grandes étapes de mises en place sont :
1 - L’import des données.
2 - La personnalisation des rapports PDF.
3 - La formation dans les locaux.
4 - Le suivi post-formation.
Hébergement
Le logiciel est disponible en mode saas, c’est-à-dire qu’il est hébergé par l’éditeur. Une sauvegarde journalière est effectuée.
L’utilisateur est en mesure de récupérer ses données lui-même via les boutons pour exporter.
Service
L’abonnement inclut le support utilisateur par messagerie instantanée, email ou téléphone.
Le temps de réponse moyen est inférieur à 20min et plus de 90 % des demandes sont résolues en moins de 24h.
Près de 30 mises à jours sont effectuées chaque mois, sans perturber le fonctionnement du logiciel.