Suivre quelques indicateurs RH aide les entreprises à mieux comprendre l’évolution de leurs effectifs. La pyramide des âges, le turn-over ou le temps de travail permettent de visualiser la répartition des salariés, les mouvements au sein des équipes et les équilibres à préserver.
Ces données sont de vrais outils d’aide à la décision pour anticiper les départs, ajuster les recrutements et adapter l’organisation du travail.
Chaque entreprise doit donc choisir ceux qui lui semblent pertinents par rapport à ses caractéristiques propres et à ses objectifs.
Vous trouverez ci-dessous les principaux indicateurs, classés par thématiques, qui vous permettront de répondre aux questions auxquelles vous pouvez êtes confrontés.
Mes recrutements sont-ils efficaces ?
Taux de survie à 6 mois
Ce ratio se calcule sur une période d’un an.
Pour évaluer la qualité des recrutements, on observe le taux de salariés encore présents dans l’entreprise six mois après leur embauche.
Les embauches à prendre en compte sont celles en CDI, hors reprises Article 7.
Taux de turn-over en cours de période d’essai
On tient compte de tous les contrats rompus en cours de période d’essai quel que soit le motif (à l’initiative de l’employeur ou du salarié). Un taux de turn-over en cours de période d’essai élevé indique un manque d’efficacité des recrutements du fait de la sélection des candidats et/ou de l’intégration des nouveaux salariés.
Que me coûtent réellement mes recrutements ?
Le coût du recrutement se compose de trois types de coûts :
Coûts de la fonction recrutement
(recherche et sélection des candidats)
- Définition du besoin : poste à pourvoir et profil du candidat recherché),
- Recherche des candidats : communication recrutement, participation à des forums…,
- Sélection des candidats : présélection des candidatures, entretiens de recrutement….
La plupart des éléments du coût de la fonction recrutement se mesure en temps passé et donc en salaire des personnes qui assurent cette fonction.
Coûts administratifs de l’embauche
- Démarches administratives liées à l’embauche : Déclaration Unique d’Embauche (DUE), gestion du contrat de travail, médecine du travail,...
Coûts d’intégration et formation
- Accueil du nouveau salarié, dans l’entreprise et sur le site,
- Formation du nouveau salarié à son poste,
- Suivi du nouveau salarié,
- Manque à gagner dû à la moindre efficacité d’un nouvel entrant (la période de moindre efficacité a une durée qui varie en fonction du poste et du profil du nouveau salarié)
A noter
Il est intéressant de suivre ces coûts à plusieurs niveaux :
- coût total, mensuel ou annuel, des recrutements effectués dans l’entreprise
- coût moyen par embauche et par type de poste.
Astuces pour réduire les coûts de recrutement
- Soignez la définition du besoin
Un profil bien défini dès le départ permet de cibler efficacement les candidats. - Utilisez des canaux gratuits ou peu coûteux
Misez sur les réseaux sociaux, le site carrière de votre entreprise, ou encore le cooptation interne pour limiter les frais de diffusion. - Automatisez les tâches répétitives
Des outils de gestion de candidatures (ATS) peuvent automatiser le tri de CV ou la prise de rendez-vous, faisant économiser un temps précieux. - Favorisez la mobilité interne
Promouvoir un collaborateur en interne réduit les coûts et facilite l'intégration. - Soignez l’intégration
Un bon accueil et une formation efficace aident le nouveau salarié à s’adapter plus vite et à rester plus longtemps dans l’entreprise. - Analysez vos recrutements passés
Identifiez les canaux les plus performants et les profils les plus stables pour ajuster votre stratégie.
Quel est le taux de renouvellement de mes salariés ?
Le turn-over, ou taux de rotation du personnel, représente la fréquence à laquelle les salariés quittent l’entreprise. Dans le secteur de la propreté, où les effectifs peuvent évoluer, il est important de suivre cet indicateur.
Connaître son taux de turn-over permet d’identifier si les départs sont nombreux, d’anticiper les besoins en recrutement et d’avoir une meilleure visibilité sur la stabilité des effectifs.
Un taux élevé de turn-over des salariés peut traduire des problématiques de relations sociales, de conditions de travail,... et un taux de turn-over élevé des salariés de faible ancienneté peut être révélateur, par exemple, de problèmes d’intégration des nouveaux entrants.
Taux de turn-over
En tout état de cause, un turn-over élevé constitue un dysfonctionnement dont les coûts et les effets sur l’organisation ne peuvent être négligés :
- perte d’efficacité du salarié avant le départ,
- versement d’indemnités (particulièrement pour le départ de salariés anciens),
- coût des démarches administratives liées au départ,
- poste vacant pendant quelques jours ou quelques semaines,
- concurrence après départ (transferts de savoir-faire et éventuellement de clientèle)
- coût de recrutement du nouvel entrant.
à noter
Le taux de turn-over peut varier selon les catégories de personnel.
Pour comprendre et analyser le turn-over de votre entreprise, vous pouvez donc affiner aussi ce taux de catégories
- par niveau de qualification,
- par secteur d’intervention (tertiaire, spécifiques..),
- par agence,
- par sexe, âge, ancienneté,…
Taux de rotation globale
Cette méthode permet d’obtenir un taux de rotation global, en prenant en compte à la fois les entrées et les sorties de personnel, ce qui donne une vision plus complète du mouvement dans l’entreprise.
Taux de départs
Ce chiffre englobe les départs volontaires (démissions, retraites) et involontaires (licenciements, fins de contrat non renouvelés)
Cette méthode permet mesure la part des salariés qui ont quitté l’entreprise pendant une période donnée, et d’évaluer la fidélisation ainsi le risque de perte de compétences.
Mon entreprise fait-elle face à un abstentéisme important ?
Le ratio d'absentéisme se calcule généralement sur une période mensuelle.
L’absentéisme ne comprend que les absences considérées comme "anormales", dont :
- les absences pour maladie,
- les absences pour accident du travail (dont accident de trajet) et maladie professionnelle,
- les congés maternité (pré et postnatal inclus),
- les congés individuels de formation,
- les absences pour évènements familiaux (décès, mariage, naissance),
- les absences autorisées par la hiérarchie et les absences non autorisées.
Les congés payés et absences conventionnelles sont donc exclus.
Ratio d'absentéisme
La qualité de la mesure de l’absentéisme dépend de la précision du recensement des absences.
Pour une analyse plus pointue de l’absentéisme, il est intéressant de le mesurer par catégorie de salariés : âge, sexe, ancienneté, catégories professionnelles, secteurs géographiques d’intervention peuvent être des critères de segmentation pertinents.
L’absentéisme est une perturbation au plan de l’organisation du travail dans la mesure où il entraîne des mesures de régulation destinées à pallier ses conséquences négatives, mais il peut aussi exprimer une absence d’adhésion et de motivation du personnel.
à noter
Le taux moyen observé en France (tous secteurs confondus) se situe autour de 4.5%.
On peut affirmer qu’un taux de moins de 4% est un bon résultat ; à partir de 10 à 12%, des analyses et des actions doivent être mises en place. Cependant, on s’attachera surtout à observer l’évolution du taux d’absentéisme : toute augmentation brutale devra vous alerter.
Comment évolue le temps de travail de mes salariés ?
Ce ratio permet de suivre l’évolution du temps de travail moyen dans l’entreprise.
Cependant, il ne donne pas une vision précise du temps de travail des salariés.
Ratio du temps de travail moyen
Si vous observez une évolution significative du ratio du temps de travail moyen, vous devez mettre en place une pyramide des temps de travail, permettant d’observer le nombre de salariés occupés par tranche de temps de travail. Une comparaison par sexe est intéressante.
En ordonnée, on définit les tranches de temps de travail hebdomadaires : de 10 à 14h, de 15 à 19h, de 20 à 29h, ...
En abscisse, on décompte les effectifs correspondants.
Dans quelle proportion ai-je recours au CDD ?
Si vous souhaitez suivre et analyser l'utilisation du CDD dans votre entreprise, le calcul du ratio des contrats à durée déterminée peut être utile pour vous.
Ratio des CDD
Si ce ratio est élevé, vous pouvez souhaiter observer les motifs des CDD.
On pourra pousser encore l'analyse en distinguant les remplacements pour maladie des remplacements pour congés.
Ratio des CDD de remplacement
Ratio des CDD pour surcroit d'activité
La pyramide des âges est un graphique qui permet de visualiser la répartition des salariés selon leur tranche d’âge et leur sexe. Elle donne une image simple et rapide de la structure de l’effectif dans l’entreprise à un instant donné.
Chaque barre du graphique représente le nombre de salariés dans une tranche d’âge donnée, avec les hommes à gauche et les femmes à droite.
Cet outil est particulièrement utile pour :
- anticiper les départs à la retraite,
- identifier les tranches d’âge les plus représentées ou, au contraire, les moins nombreuses,
- réfléchir à une stratégie de recrutement ou de transmission des compétences.
Les représentations les plus présentes dans notre secteur sont :
(majorité de salariés âgés, peu de jeunes)
- Large au milieu (tranches 35-50 ans), mais plus fine en bas (jeunes) et en haut (seniors)
- Cela indique que l’entreprise compte peu de jeunes en entrée et peu de seniors en fin de carrière
- Risque : manque de relève si les départs ne sont pas anticipés
(majorité de salariés dans les classes d’âge intermédiaires)
- Équilibrée, avec une bonne répartition entre les différentes tranches d’âge
- Idéal pour assurer une transmission des compétences et un renouvellement progressif des effectifs
A noter
Quand on étudie la structure des âges, on peut segmenter la population salariée par catégories professionnelles, par anciennetés ou par tout autre critère pertinent dans l’entreprise.
On construira alors une pyramide des âges des salariés d’encadrement ou une pyramide des âges des salariés d’exploitation, ...
Suis-je capable d'anticiper les départs à la retraite ?
Le départ à la retraite marque la fin de la carrière d’un salarié au sein de l’entreprise. Il est essentiel de bien le préparer pour assurer la continuité de l’activité et la transmission des compétences.
Dans le secteur de la propreté, où l’expérience joue un rôle important, anticiper ces départs permet d’organiser les remplacements, de former les nouveaux collaborateurs et de garantir le maintien de la qualité du service.
Pour cela, il est utile de suivre la pyramide des âges afin d’identifier les salariés proches de l’âge légal de départ et d’adapter les ressources en conséquence.
Attention :
Une entreprise ne peut pas librement interroger un salarié sur sa date de départ à la retraite. Cependant, il existe des moments précis où l’employeur peut aborder le sujet :
- Avant l’âge légal de départ : interdiction d’interroger le salarié car cela serait considéré comme une discrimination à l’âge (article L1132-1 du code du travail).
- À partir de l’âge légal de départ : l’employeur peut demander avec précaution si le salarié envisage de partir, mais sans pression. Cette discussion doit rester neutre et informative : par exemple pour anticiper la gestion des effectifs ou préparer un remplacement.
- À partir de l’âge du taux plein automatique, l’employeur peut officiellement interroger le salarié de manière formelle (courrier recommandé).
Pour tout savoir sur :
- le départ volontaire du salarié à la retraite,
- la mise à la retraite par l’employeur d’un salarié de droit commun,
- les spécificités de la mise à la retraite par l’employeur d’un salarié protégé.