Logiciel de planification et de facturation d'interventions
Gestion des clients
Gestion de personnel
Gestion des fournisseurs
Devis, règlements, suivis, états de synthèse

EN OPTION :
- Solution Cartographie permettant l'optimisation des trajets, contribuant à la diminution de l'empreinte carbone
- Solution Contrôle Qualité SOFTYVIEW, permettant d'établir un compte rendu détaillé des interventions réalisées, avec photos et signatures
- Solution "Pointages connectés" permettant le pointage en temps réel par téléphone fixe, QRCODE, RFID, GPS

Fonctionnalités proposées par la solution

Achats

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Créer des fiches fournisseurs
  • Etablir un bon de livraison de produits/consommables pour un client, enregistrer le suivi pour la facturation
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation

Commercial

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Créer des fiches/dossiers clients et prospects
  • Définir le cahier des charges des prestations récurrentes pour un chantier
  • Etablir un devis pour une prestation ponctuelle
  • Etablir une étude chiffrée sur la base du cahier des charges des prestations récurrentes
  • Rédiger une proposition de contrat et pouvoir la qualifier (accepté, refusé, en attente, …)

Exploitation

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des agents sur les prestations à réaliser
  • Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
  • Construire un planning journalier, hebdomadaire des polyvalents intégrant les prestations (ponctuelles, périodiques...)
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bon d’intervention, contrat commercial, FT et FDS des produits, planning des prestations,...)
  • Editer des bons d'intervention
  • Enregistrer - a posteriori - la réalisation des prestations (ponctuelles, périodiques,...) et le nom du/des agent/s
  • Enregistrer en direct et de manière dématérialisée (badge, QR code, …) la réalisation de la prestation
  • Enregistrer les absences
  • Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
  • Faire signer numériquement aux agents des documents
  • Faire signer numériquement aux clients des documents (bons d’intervention, contrôle qualité, …)
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
  • Lister des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
  • Planifier les prestations périodiques (mensuellement, trimestriellement,...)
  • Planifier les travaux ponctuels provenant d'un devis ou autre situation (ex: régie)
  • Pour une période donnée, connaître la charge de travail en heures des prestations périodiques
  • Rechercher des prestations et les agents les ayant réalisées

Facturation comptabilité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Connaitre l’évolution et la ventilation du CA (clients, activités, contrats,...)
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (factures, bon d’intervention, contrat commercial,...)
  • Etablir la facture d'une prestation ponctuelle
  • Etablir un plan de facturation annuelle (contrat) et facturer
  • Etre alerté des dates de révision de prix
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Mettre à jour le prix d’un contrat (révision de prix)
  • Transmettre les factures en numérique

Mobilité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Ajouter, sur une cartographie, des lieux personnalisés (siège de l'entreprise, stations de covoiturage, chantiers,…)
  • Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "distance"
  • Disposer d'un reporting des déplacements sur une période définie
  • Disposer d'une sectorisation basée sur l'optimisation des trajets, pour attribuer un portefeuille de clients aux collaborateurs
  • Disposer de cartographies recensant les chantiers sur une zone définie
  • Disposer de la liste des agents résidant à proximité d'un chantier
  • Disposer de la liste des chantiers à proximité d'un lieu donné (domicile d'un agent ou autre chantier)
  • Disposer de la liste des salariés disponibles et aux compétences requises, sur un créneau journalier en fonction de leur trajet afin d'optimiser les affectations
  • Estimer les déplacements domicile-chantier ou chantier-chantier
  • Fournir aux collaborateurs une application sur téléphone leur permettant de consulter leurs itinéraires, leurs tournées
  • Générer des feuilles de frais de déplacement
  • Générer le bilan carbone des déplacements sur une période définie
  • Identifier, sur le critère coût, le mode de transport optimal pour un déplacement
  • Organiser les chantiers sur un planning et visualiser les temps de trajets nécessaires entre deux chantiers
  • Pouvoir évaluer les trajets en coût
  • Pouvoir évaluer les trajets en distance
  • Pouvoir évaluer les trajets en émission de CO²
  • Pouvoir évaluer les trajets en temps

Qualité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bons d’intervention, fiches de contrôle,...)
  • Enregistrer les réclamations clients de toutes natures (mails, courriers, plateforme client)
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Planifier les contrôles et suivre la réalisation
  • Préparer, actualiser et assurer la gestion des plans de prévention
  • Réaliser le contrôle qualité
  • Suivre le traitement des réclamations

Ressources humaines

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
  • Créer un dossier salarié et le compléter des données et documents nécessaires à son embauche
  • Enregistrer les absences
  • Enregistrer les formations suivies par un salarié et les compétences
  • Etablir le contrat de travail
  • Etablir le planning du salarié qui servira de base contractuelle
  • Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
  • Mettre en place le télépointage et gérer les alertes (écarts, non fonctionnement, …)
  • Proposer des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
  • Tenir à jour le registre du personnel de l’entreprise
  • Valider le pointage afin de permettre la paie ou la préparation paie
Informations
La cartographie permet de positionner le siège de l'entreprise, les sites clients, les chantiers, ainsi que les domiciles des personnels.
- Optimisation des tournées (ordonnancement des interventions d'une journée pour un intervenant, de façon à parcourir le minimum de kilomètres).
- Choix du salarié pour minimiser la distance entre domicile de l'intervenant et site d'intervention, ou entre 2 interventions.
- Calcul si nécessaire de l'empreinte Carbone .
- Calcul des Kilomètres parcourus par un intervenant pour toutes les interventions réalisées dans un mois donné.
- Calcul des indemnités kilométriques.
Accessibilité
La cartographie peut être disponible sur tous les postes de travail qui doivent travailler sur l'optimisation des tournées.
Pour les salariés aussi , le guidage vers le site client peut se faire de son smartphone via l'application "WEBPLANNING salarié".
"WEBPLANNING salarié" permet au salarié d'avoir son planning semaine en temps réel , planning accompagné de multiples informations notamment la localisation.
Le nombre de « WEBPLANNING" est dépendant du nombre de salariés.
Compatibilité
La cartographie est intégrée dans SOFTYPLANNING : C'est une option du logiciel. Les informations recueillies grâce à la cartographie font l'objet de plusieurs édidions qui peuvent être exportées vers les logiciels de paye et comptabilité, sans grandes manipulations,
Formation
La formation est succincte au vue de la simplicité d'utilisation
Développements
Les développements suivront l'évolution des réglementations ou alors des demandes des clients suite à un état particulier que le client a la nécessité d'intégrer.
Dans le cas d'une demande particulière, Softysoft fait un audit et un devis. Une fois le devis de la prestation acceptée, Softysoft procède à l'intégration du développement spécifique. La fonctionnalité est alors à disposition de l'ensemble des clients par des mises à jour logiciel. Le temps de faisabilité et le coût de de cette prestation dépendent de la complexité du développement.
Intégration
La mise en place de la cartographie est immédiate, dès la mise en place de SOFTYPLANNING. Par internet, SOFTYSOFT procéde à la mise en service de la solution choisie, fournit les code aux clients et offre une aide à la prise en main.
Hébergement
Les données sont hébergées sur un serveur OVH, Les clients Les clients procèdent à leurs sauvegardes.
Service
Assistance, Hébergement et Mises à jour logiciel (lundi à vendredi: 09H-18H sauf jours fériés).