Solution de gestion dédiée aux entreprises de propreté et multiservices

Fonctionnalités proposées par la solution

Achats

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des matériels à un chantier y compris les coûts d’achat et de maintenance
  • Créer des fiches fournisseurs
  • Etablir un bon de livraison de produits/consommables pour un client, enregistrer le suivi pour la facturation
  • Etablir une commande valorisée de produits vers un fournisseur
  • Evaluer sur une période et un chantier donnés le montant des achats effectués
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Gérer les stocks et disposer d’alertes

Commercial

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Créer des fiches/dossiers clients et prospects
  • Définir le cahier des charges des prestations récurrentes pour un chantier
  • Etablir un devis pour une prestation ponctuelle
  • Etablir une étude chiffrée sur la base du cahier des charges des prestations récurrentes
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Pour un client identifié, pouvoir consulter des documents scannés de son dossier
  • Procéder à un suivi qualitatif et quantitatif des résultats des offres émises
  • Rédiger une proposition de contrat et pouvoir la qualifier (accepté, refusé, en attente, …)

Exploitation

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des agents sur les prestations à réaliser
  • Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
  • Construire un planning journalier, hebdomadaire des polyvalents intégrant les prestations (ponctuelles, périodiques...)
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bon d’intervention, contrat commercial, FT et FDS des produits, planning des prestations,...)
  • Editer des bons d'intervention
  • Enregistrer - a posteriori - la réalisation des prestations (ponctuelles, périodiques,...) et le nom du/des agent/s
  • Enregistrer en direct et de manière dématérialisée (badge, QR code, …) la réalisation de la prestation
  • Enregistrer les absences
  • Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
  • Faire signer numériquement aux agents des documents
  • Faire signer numériquement aux clients des documents (bons d’intervention, contrôle qualité, …)
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
  • Lister des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
  • Planifier les prestations périodiques (mensuellement, trimestriellement,...)
  • Planifier les travaux ponctuels provenant d'un devis ou autre situation (ex: régie)
  • Pour une période donnée, connaître la charge de travail en heures des prestations périodiques
  • Réaliser les entretiens professionnels et les suivre
  • Rechercher des prestations et les agents les ayant réalisées

Facturation comptabilité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Analyser la rentabilité des contrats, chantiers
  • Connaitre l’évolution et la ventilation du CA (clients, activités, contrats,...)
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (factures, bon d’intervention, contrat commercial,...)
  • Enregsistrer les factures fournisseurs dématérialisées et les intégrer à la comptabilité
  • Etablir la facture d'une prestation ponctuelle
  • Etablir un plan de facturation annuelle (contrat) et facturer
  • Etre alerté des dates de révision de prix
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Imputer les coûts d’un sous-traitant dans un contrat
  • Mettre à jour le prix d’un contrat (révision de prix)
  • Transmettre les factures en numérique

Mobilité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "distance"
  • Définir des tournées optimisées pour les agents polyvalents, sur le critère "temps de trajet"
  • Disposer d'un reporting des déplacements sur une période définie
  • Disposer d'une sectorisation basée sur l'optimisation des trajets, pour attribuer un portefeuille de clients aux collaborateurs
  • Disposer de cartographies recensant les chantiers sur une zone définie
  • Disposer de la liste des agents résidant à proximité d'un chantier
  • Disposer de la liste des chantiers à proximité d'un lieu donné (domicile d'un agent ou autre chantier)
  • Disposer de la liste des salariés disponibles et aux compétences requises, sur un créneau journalier en fonction de leur trajet afin d'optimiser les affectations
  • Distinguer les trajets réalisés avec un véhicule de la société et ceux réalisés avec les véhicules personnel
  • Estimer les déplacements domicile-chantier ou chantier-chantier
  • Fournir aux collaborateurs une application sur téléphone leur permettant de consulter leurs itinéraires, leurs tournées
  • Fournir aux collaborateurs une application sur téléphone, compatible avec les solutions GPS courantes (Google Map, Waze,...)
  • Générer des feuilles de frais de déplacement
  • Géolocaliser la flotte en temps réel
  • Intégrer et comparer plusieurs modalités de transport (voiture, vélo, marche, transports en commun…)
  • Organiser les chantiers sur un planning et visualiser les temps de trajets nécessaires entre deux chantiers
  • Pouvoir évaluer les trajets en coût
  • Pouvoir évaluer les trajets en distance
  • Pouvoir évaluer les trajets en émission de CO²
  • Pouvoir évaluer les trajets en temps

Qualité

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Donner un accès client à un espace (portail, plateforme...) d’échange d'informations et de documents (bons d’intervention, fiches de contrôle,...)
  • Enregistrer les réclamations clients de toutes natures (mails, courriers, plateforme client)
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Planifier les contrôles et suivre la réalisation
  • Préparer, actualiser et assurer la gestion des plans de prévention
  • Réaliser le contrôle qualité
  • Suivre le traitement des réclamations

Ressources humaines

Avec cette solution, vous pourrez :
  • Affecter des heures non pourvues à des remplaçants
  • Créer et éditer des documents administratifs (attestation d’emploi, convocation médecine du travail, demande de titre de séjour…)
  • Créer un dossier salarié et le compléter des données et documents nécessaires à son embauche
  • Enregistrer les absences
  • Enregistrer les formations suivies par un salarié et les compétences
  • Etablir le contrat de travail
  • Etablir le planning du salarié qui servira de base contractuelle
  • Etre alerté des incohérences concernant les horaires, heures et temps de travail
  • Faire signer numériquement aux agents des documents
  • Gérer indépendamment les différents établissements/structures de l'organisation
  • Identifier des salariés ayant effectué des remplaçements sur un site
  • Identifier les contrats de travail non signés
  • Mettre en place le télépointage et gérer les alertes (écarts, non fonctionnement, …)
  • Proposer des salariés disponibles dans un créneau jour, horaire, ville
  • Réaliser les entretiens professionnels et les suivre
  • Suivre les congés payés
  • Tenir à jour le registre du personnel de l’entreprise
  • Valider le pointage afin de permettre la paie ou la préparation paie
Informations
Logiciel 100% web, gestion complète. Piloter efficacement votre activité, simplifier la gestion du personnel, optimiser les relations avec les clients, gérer la performance de l'entreprise.
Accessibilité
Le nombre d'accès possible en simultané est illimité.
Il n'y a pas de licence par utilisateurs, le nombre d'accès est illimité également.
Compatibilité
-Progiclean
- Pointage : interfaçage avec Mobiclean.
- Paye : Transfert intégral des données des paies et des absences vers SILAE (édition récap des paies complet pour tous les autres logiciels)
- Comptabilité : export conventionné possible vers SAGE, Quadra, Ciel, Winfic, Coala, EBP, Cegid et Ibiza.
- Oui, Progiclean permet de créer ses propres modèles de documents sous format Word ou PDF et tous les écrans Progiclean permettent d'extraire au format Excel les résultats affichés.
Un menu « édition » complet permet de croiser beaucoup de données et de les extraire sous Excel au format Xls.
Formation
-Tous les types de formations : Formations commerciales, exploitations, facturation, formations RH et préparation paies. (Toutes les formations qui permettent d’utiliser le logiciel et de performer dessus). Nous avons aussi des formations 'Experts' pour aller plus loin sur l’utilisation de Progiclean.
- Les formateurs sont internes a Progiclean spécialisé dans le domaine de la propreté.
Développements
-Développement : La dématérialisation des factures et énormément de développements sont décidés en interne.
Les développements sont réglementaires liés au changement de législation. Les développements sont volontaires et proviennent de demandes ou des besoins clients.
-Aucun développement spécifique ne sera réalisé. Progiclean ne facture pas les développements à ses clients puisque les demandes proviennent des clients. Les développements sont fait pour profiter à tous.
Intégration
- Les données doivent être au format xls.
Qui le fait ? C’est Progiclean. Le délai de mise en place est de 8 semaines environ.
Côté client : Le délai peut varier en fonction des caractéristiques et process de la société. En moyenne l’investissement moyen en temps est d’une semaine complète pour la personne qui met en place l’outil.
Etape 1 : Paramétrage général
Etape 2 : Paramétrage de l’intégration des salariés,
Etape 3 : Paramétrage de l’intégration client
Etape 4 : Intégration plan de facturation et planning
Etape 5 : Intégration du fournisseur des articles (Module achat)
Etape 6 : Reseat général
Etape 7 : Formation et mise en production
Hébergement
- Progiclean s’occupe intégralement de l’hébergement des données chez un hébergeur français. Il y a deux sauvegardes simultanées par jour sur les serveurs différents dédiés à Senef et Progiclean.
-Par soucis de sécurité, une sauvegarde est effectuée simultanément chez un deuxième hébergeur dans le cas où l’hébergeur principal est complètement indisponible.
-Les données sont récupérables à tout moment 24h/24, 7j/7 par le client directement sur l’interface Progiclean.
Service
-Le Support téléphonique est accessible du lundi au vendredi de 9h à 18h (hors jours fériés) et la plateforme ticket accessible 24h/24, 7j/7j.
- Pour le délai de réponse, les jours ouvrés, il faut prévoir une demi-journée (le délai varie en fonction de la complexité du ticket)
- Pour les modalités d’échanges via téléphone et via la plateforme des tickets (notification par mail des réponses apportées)
-La maintenance est quotidienne. Le service technique est disponible tous les jours. Il y a zéro coupure, tout est invisible pour le client.
Les mises à jour se font le plus souvent la nuit et sont automatiques

Mise à jour : très souvent la nuit et automatique

L’utilisateur n’a jamais à mettre à jour la plateforme.