La facturation électronique

Concrètement pour qu’une facture soit électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique. Ainsi, les factures sous forme de PDF, de factures papier scannées, de document généré par le logiciel comptable puis envoyés par mail ne seront pas conformes à la réglementation de la facturation électronique.

Ne pas confondre
facturation électronique
et
coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique est un outil de stockage et de conservation des documents électroniques, mais il ne permet pas l'émission ou la réception des factures électroniques.

Les nouvelles règles relatives aux factures électroniques impliqueront l’ajout de certaines mentions obligatoires sur les factures qui seront en fonction du calendrier de la mise en place de la réforme, tels que :

• le numéro de SIREN du client,
• ­l’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client,
• ­l’indication du type d’opérations (livraisons de biens, prestations de services ou les deux),
• ­le paiement de la taxe d’après les débits lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

Pour passer à la facturation électronique, les entreprises pourront recourir à une (ou plusieurs) plateforme(s) agréée(s) (anciennement appelée(s) PDP - Plateforme(s) de Dématérialisation Partenaire) ou à une solution compatible connectée à l’une de ces plateformes agréées. Le portail public de facturation (PPF), initialement envisagé, ne sera finalement pas mis en place pour les échanges B2B.

Le processus d’immatriculation des plateformes agréées est en cours. Les candidats et les premières plateformes immatriculées sous réserve sont désormais connues.

La plateforme agréée a deux rôles principaux :

• transmettre la facture électronique du fournisseur vers le client,
• extraire certaines données de ces factures pour les transmettre à l’administration fiscale via le e-reporting.

L’annuaire de la facturation électronique est un outil officiel mis en ligne depuis septembre 2025. Il recense toutes les entreprises et entités publiques assujetties à l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Cet annuaire indique notamment l’adresse électronique de réception des factures ainsi que la plateforme agréée choisie par chaque entreprise.

Son objectif est de faciliter la circulation des factures électroniques en permettant aux fournisseurs et clients de vérifier rapidement où et comment envoyer leurs factures. L’annuaire centralise les informations nécessaires au routage correct des factures, réduisant ainsi les erreurs et les rejets.

Ce service est accessible gratuitement et sans compte via le portail officiel. Il est un levier important pour accompagner la généralisation de la facturation électronique à partir de septembre 2026.

La loi de finances pour 2023 donne la possibilité d'avoir recours au cachet électronique qualifié afin de sécuriser les factures électroniques. Ce cachet est utilisé par les personnes morales afin de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Il permet d'attester que le créateur de cachet est bien à l'origine du document.

Il a été également posé que les documents (dont les factures) établis ou reçus sur support informatique doivent être conservés sous cette forme pendant un délai de 6 ans. Ce délai court à compter de la date à laquelle la facture a été établie.

Afin d'être prêtes lorsque ce changement majeur aura lieu, les entreprises doivent identifier les acteurs concernés par cette réforme et faire un état des lieux afin de savoir quelles seront les modifications à apporter. L'entreprise devra également adapter son processus de traitement des factures et donc choisir une plateforme de réception des factures électroniques. Il conviendra d'intégrer ces changements dans l'organisation de la facturation et de la comptabilité de l'entreprise.

• Les opérateurs établis dans les COM (Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthélemy, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna) ainsi que les Terres australes et antarctique françaises ne sont pas concernés par la facturation électronique, la TVA n'y étant pas applicable. Cependant, les opérations de l'assujetti établi en France métropolitaine entrent dans le champ du e-reporting (transmission des données de transaction à l'administration fiscale).

• Les opérateurs établis dans les DOM (Guadeloupe, Martinique et La Réunion) sont, quant à eux, concernés par la facturation électronique et l'e-reporting, la TVA étant applicable dans ces départements. Néanmoins, la facturation électronique ne s'applique pas pour la Guyane et Mayotte.

Le non respect des obligations de facturation électronique peut entraîner des blocages dans l’activité (impossibilité d’émettre ou de recevoir des factures) et des sanctions financières :

• facture non émise au format électronique : 50 € par facture,
• absence de transmission des données (e reporting) : 500 € par manquement, avec un plafond annuel de 15 000 €,
• non désignation d’une plateforme agréée pour la réception des factures : 500 €, puis 1 000 € par trimestre tant que la situation n’est pas régularisée.
  Anticiper la réforme permet d’éviter les sanctions et de sécuriser la gestion quotidienne des factures.