Documents comptables et fiscaux : ce qui change pour vos archives à compter du 1er janvier 2027
Une nouvelle règle fiscale allonge la durée pendant laquelle certains documents peuvent être demandés par l’administration fiscale. Cette évolution invite les entreprises à s’interroger sur leurs pratiques d’archivage, à l’heure où la dématérialisation et la facturation électronique transforment progressivement la gestion des documents.
Pour les entreprises de propreté, l’enjeu ne consiste pas uniquement à conserver des pièces pendant plus longtemps. Il s’agit surtout de s’assurer qu’elles pourront être retrouvées, consultées et produites plusieurs années après leur établissement, notamment en cas de contrôle.
Une durée de conservation fiscale portée à dix ans
Jusqu’à présent, les livres, registres, documents et pièces pouvant être demandés par l’administration fiscale devaient être conservés pendant 6 ans. La loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte désormais cette durée à 10 ans.
Cette nouvelle règle s’applique aux documents dont le délai de conservation de 6 ans expire après le 1er janvier 2027. Il ne s’agit donc pas d’un basculement uniforme de l’ensemble des archives à cette date, mais d’une mise en œuvre progressive. Ainsi, deux documents établis à quelques mois d’intervalle peuvent relever de règles différentes. Les entreprises ont donc intérêt à vérifier attentivement les périodes concernées lorsqu’elles organisent leurs archives.
Une fois le délai de conservation atteint, l’entreprise n’est plus tenue de conserver le document au titre de ses obligations fiscales et l’administration ne peut plus, à ce titre, lui en demander la présentation. Cela ne dispense pas pour autant de vérifier si une autre obligation, comptable, contractuelle ou assurantielle, n’impose pas, de son côté, une conservation plus longue.
| Document établi le | Échéance du délai de 6 ans | Durée applicable | Conservation jusqu’au |
| 1er janvier 2021 | 1er janvier 2027 | Ancien régime (6 ans) | Achevée |
| 15 mars 2021 | 15 mars 2027 | Nouveau délai de 10 ans | 15 mars 2031 |
Conserver ne suffit pas : encore faut-il pouvoir retrouver le document
Pour une entreprise de propreté, les documents s’accumulent au fil des années : factures clients, factures fournisseurs, relevés bancaires, pièces comptables, justificatifs d’achats, documents fiscaux...
Le véritable risque n’est pas toujours la perte du document, mais l’impossibilité de le retrouver lorsqu’il est demandé. Un changement de logiciel, de cabinet comptable, de prestataire informatique ou même de personnel peut compliquer l’accès à certaines archives. Des documents peuvent rester stockés dans une ancienne messagerie, sur un serveur abandonné ou dans un outil auquel l’entreprise n’a plus accès.
La prolongation du délai fiscal constitue donc une occasion de réaliser un état des lieux des archives disponibles et de vérifier les modalités d’accès aux documents les plus importants.
Une réforme à distinguer des obligations comptables
Les obligations fiscales et les obligations comptables ne reposent pas sur les mêmes textes. En matière comptable, les livres comptables, les comptes annuels et de nombreuses pièces justificatives doivent déjà être conservés pendant dix ans conformément aux dispositions du Code de commerce.
Jusqu’à présent, les règles fiscales et comptables prévoyaient donc des durées différentes, ce qui pouvait être source de confusion. Avec la réforme, la durée de conservation exigée dans le cadre du contrôle fiscal rejoint désormais celle déjà applicable à de nombreux documents comptables.
Factures électroniques : attention à la conservation des fichiers d’origine
La dématérialisation ne dispense pas de respecter certaines règles de conservation : une facture reçue ou émise sous forme électronique doit être conservée sous cette forme. Le simple fait de l’imprimer ne remplace pas l’archivage du document électronique d’origine. De même, la consultation d’une facture sur une plateforme ou dans un logiciel ne garantit pas à elle seule que l’entreprise conservera durablement l’accès au document.
Les entreprises ont donc intérêt à vérifier :
- où sont conservées leurs factures électroniques,
- sous quel format elles peuvent être récupérées,
- si elles restent accessibles en cas de changement d’outil,
- quelles garanties sont prévues par le prestataire en matière d’archivage.
Changer d’outil sans perdre ses archives
La durée de conservation de 10 ans conduit également à s’interroger sur les changements futurs d’organisation.
Une entreprise peut être amenée à changer de logiciel comptable, de solution de facturation, de cabinet comptable, de prestataire informatique ou encore de plateforme de facturation électronique.
Avant toute migration, les questions à se poser sont les suivantes :
- Les factures peuvent-elles être exportées ?
- Sous quel format ?
- Les archives restent-elles consultables après la fin du contrat ?
- Qui assure leur conservation à long terme ?
L’objectif est d’éviter qu’un document parfaitement conservé devienne inutilisable faute d’accès à l’outil qui permettait de l’ouvrir.
Au moment de l'archivage, il peut être utile de vérifier ses pratiques et définir :
- les catégories de documents à conserver,
- les emplacements de stockage,
- les modalités de sauvegarde,
- les personnes responsables de l’archivage,
- les procédures de transmission avec l’expert-comptable.
Une organisation claire limite le risque de dispersion des pièces et facilite les réponses aux demandes de l’administration.